Conforme han evolucionado las TIC’S se ha hecho cada vez más indispensable el manejo de archivos digitales, poco a poco han ido destituyendo a los documentos de papel. Esto es porque los archivos digitales nos permiten crearlos, editarlos, duplicarlos o eliminarlos con unos pocos clics, además de contribuir al medio ambiente al no gastar papel.
Los archivos digitales pueden contener gran variedad de información, que van desde texto simple, hasta planos de sofisticadas piezas de ingeniería.
Existen dos tipos de archivos digitales:
Archivos de texto plano: Guardan solamente texto y se almacenan en bytes por carácter, ejemplos de estos archivos son los .HTML, .XML, .BAT, .INI, .INFO, .TXT.
Los archivos binarios: contienen 0 y 1 y se almacenan en bits. Ejemplos de estos archivos son los .EXE, .JPG, .MP4, . DOCX.
Anatomía de los archivos digitales
Los archivos digitales cuentan con los siguientes elementos:
Nombre de archivo: es una cadena de texto que identifica al documento. Para manejar archivos por Internet es recomendable usar solamente letras, números, puntos, subrayados “_” y guiones medios”-” evitando el uso de espacios ” ” y caracteres especiales como tildes ”´“, diéresis “¨ “, eñes, etcétera.
Extensión: es una cadena de texto formada normalmente de 3 o 4 caracteres. Acompaña al nombre del archivo separando por un punto “.”. Funciona como una etiqueta que le dice el sistema operativo cual es el contenido y así el sistema operativo sabrá con cual programa abrirlo.
Metadatos: se encuentran junto al contenido del archivo e indicando datos importantes para su gestión. ejemplo:
Fecha de creación
Fecha de actualización
Última fecha de acceso
Autor
Programa de creación
Versión del documento
Etc.
Contenido del archivo: contiene la información propia del documento, esta es la sección que se guarda en formato de texto plano o binario.
Compresión de archivos
Debido a que algunos archivos pueden ser bastante grandes y pesados, podemos recurrir a programas de compresión de archivos, tales como WinZip o WinRar. Además de hacerlos un poco más ligeros nos ofrece algunos beneficios extras:
- Agrupación de archivos
- División de archivos grandes
- Protección con contraseña
El algoritmo más común que se usa para la compresión de documentos es el de árboles binarios. Los árboles binarios crean un índice de los datos abundantes y almacenan las coincidencias en una tabla. De esta manera se ahorra muchísimo espacio y no existe pérdida de la información . solamente se tiene que invertir el proceso.
Comprimir y agrupar archivos
Seleccionar archivos y carpetas que deseamos comprimir.
Abrir el menú contextual dando clic con el botón derecho del mouse.
Dentro del menú contextual elegir: enviar a > carpeta comprimida (en zip)
Nombrar el nuevo archivo zip y presionar enter aceptar.
Dividir el archivo en volúmenes
Abrir WinZip ya que windows no permite dividir directamente
Dentro del menú acciones elegir Dividir en volúmenes…
Elegir ubicación, nombre y tamaño de los volúmenes del archivo.
Presionar la tecla enter o el botón de aceptar para terminar.
Agregar contraseña a archivos Zip
Abrir WinZip ya que windows no permite dividir directamente
Dentro de WinZip abrir el archivo comprimido Zip
Dentro de menu acciones elegir cifrar…
Elegir la ubicación, nombre, contraseña y nivel de seguridad de la contraseña.
Presionar la tecla enter o el botón de aceptar para terminar.
SISTEMAS DE SINCRONIZACIÓN DE ARCHIVOS
Estos sistemas crean una carpeta en nuestro dispositivo, la cual se sincronizará automáticamente con un almacenamiento en la nube, permitiendo compartir todo el contenido de esta carpeta con otros dispositivos u otros usuarios.
Dropbox
Es uno de los más antiguos y con mayores funcionalidades, inicialmente ofrece 2 GB con la posibilidad de aumentarlo a 15 GB mediante referencias.
OneDrive
es el sistema de sincronización de archivos de Microsoft, por lo que está ligada a windows y a office. Ofrece inicialmente 5GB sin la posibilidad de aumentarlo.
Google Drive
Es el sistema de sincronización de Google, está ligado a todo el ecosistema de Google. Ofrece 15 GB sin posibilidad de aumentarlo.
ICloud
Es el sistema de sincronización de Apple. Ofrece 5 GB sin posibilidad de aumentarlo
Bitacora TyMI 