Tips de Word y Excel

Listas anidadas

Para crear listas anidadas, es decir, una lista dentro de otra lista podemos usar los botones de aumentar y disminuir sangría que están en la sección INICIO

Invertir mayúsculas y minúsculas

En ocasiones nos equivocamos y escribimos bastante texto con el <Bloq mayus> activado, en vez de borrar y volver a escribir para corregir el error, podemos utilizar el botón cambiar mayúsculas/minúsculas que está en la sección INICIO

Eliminar formato

Muchas veces cuando manejamos documentos de texto tenemos que copiar texto de varios documentos y al pegarlos en el nuestro cada texto queda con el formato original. Para evitar esto podemos usar el botón borrar formato  de la sección INICIO o podemos usar la opcion pegar como texto sin formato en el menú contextual

Controlar hojas en blanco extras

cuando hacemos un documento que contiene varias páginas y en el que invertimos  bastante tiempo, es común que nos aparezcan hojas extra al final de nuestro documento. para controlar qué contenido queremos en cada página podemos usar los saltos de página  de la sección INSERTAR. Cuando hay páginas en blanco al final es porque hay caracteres invisibles ahí y que debemos de eliminar. Para poder activar y desactivar la función de ver los caracteres invisibles podemos usar el botón   de la sección INICIO. otra buena opción es mover los márgenes de impresión para controlar lo que queremos que aparezca en cada página.

Eliminar fondo de imágenes

cuando insertamos imágenes en nuestro documento en ocasiones tienen un fondo que se ve mal, con word podemos quitarlo fácilmente. Para hacerlo debemos de seleccionar la imagen que queremos quitarle el fondo y de la sección FORMATO seleccionamos la opción a continuación marcamos el área que queremos guardar, en caso de ser necesario marcamos áreas que queremos eliminar o agregar y al terminar aceptamos los cambios.

Tips de microsoft Excel

Para seleccionar rápidamente una columna o un renglón basta con dar clic en el encabezado marcado con letras en caso de las columnas y el número en caso de los renglones. Si quieres seleccionar todo puedes dar clic en la esquina superior izquierda.

Puedes dar formato al contenido de una celda para especificar las unidades, por ejemplo si es un número entero, moneda, porcentaje, fecha, texto; seleccionando la celda dándole clics con el botón derecho del mouse y en el menú contextual elegir formato de celda

puedes combinar celdas seleccionandolas y presionando el botón combinar que esta en la sección INICIO

Puedes aumentar y disminuir la cantidad de decimales presionando los botones de la sección inicio

Puedes dividir u ocultar celdas desde la sección vista con los botones

Para imprimir una tabla o una hoja de excel de manera correcta hay que configurar primero las siguientes opciones:

márgenes orientación y tamaño. Aquí configuramos el área de impresión  el tamaño de la hoja y la orientación

área de impresión marcamos las celdas y renglones que queremos imprimir

saltos de página. en caso de necesitar imprimir varias páginas también es útil los saltos de página ya que nos dan control de poner en cada hoja las celdas que queremos imprimir

si necesitamos que una fila o una columna estén siempre visibles, podemos bloquearlas desde la sección VISTA con el botón inmovilizar

en ocasiones necesitaremos ordenar datos, podemos hacerlo fácilmente seleccionando las columnas o renglones que queremos ordenar, después presionar el botón ordenar de la sección DATOS donde aparecerá un cuadro de diálogo que nos pedirá en base a qué valor y con qué criterio ordenar. Por ejemplo ordenar en  base a la columna valor nombre, con el criterio alfabéticamente descendente

Si necesitamos que nuestra hoja no se pueda modificar, podemos protegerla con una contraseña. Esto se hace desde la sección REVISAR con el botón proteger hoja

Lista de fórmulas más utilizadas:

• ALEATORIO: devuelve un número aleatorio entre 0 y 1
• ALEATORIO.ENTRE: devuelve un número aleatorio entre dos números previamente indicados. Por ejemplo: =ALEATORIO.ENTRE(10;20) devolverá un valor aleatorio mayor o igual que 10 y menor o igual que 20.
• PAR: comprueba si un número es par, si lo es devuelve el valor VERDADERO, si no FALSO.
• IMPAR: comprueba si un número entero es impar. Devuelve también VERDADERO o FALSO.
• SUMA: suma un rango de celdas sin necesidad de utilizar el operador matemático +.
• SUMAR.SI: esta fórmula de Excel devuelve la suma de un conjunto de celdas que cumplen una condición.
• SUMAR.SI.CONJUNTO: devuelve la suma de un conjunto de celdas que cumplen varias condiciones.
• SUMAPRODUCTO: esta función devuelve el resultado de multiplicar dos rangos de celdas iguales uno a uno.
• MMULT: esta fórmula Excel nos da el resultado de la multiplicación de una o varias matrices.

• CONCATENAR: nos sirve para unir diferentes textos que están en una celda en una única celda.
• DERECHA: nos sirve para obtener, de una celda con una cadena de texto, el número de caracteres que queramos empezando por la derecha. Por ejemplo, si en una celda tuviéramos la palabra la frase “Excel fórmulas” y usáramos la fórmula de Excel DERECHA(“Excel fórmulas”;4) el resultado sería “ulas”. Es decir, los últimos 4 caracteres del contenido de la celda.
• IZQUIERDA: igual que DERECHA pero empezando por el principio del contenido de la celda.
• EXTRAE: devuelve una parte de una cadena de texto de una celda dado un comienzo y un final.
• LARGO: devuelve el número de caracteres que hay en una celda contando con los espacios del principio y del final.
• ESPACIOS: elimina los espacios que pueda haber dentro de una celda al principio o al final. Por ejemplo, si tuviéramos una celda con el siguiente contenido ”  hola ” el resultado de usar la fórmula ESPACIOS sería “hola”, es decir, sin los dos espacios que hay al principio y al final.
• MAYUSC: esta fórmula de Excel nos devuelve una cadena de texto en letras mayúsculas.
• MINUSC: lo mismo que MAYUSC pero en minúsculas.
• NOMPROPIO: esta superfórmula Excel sirve para poner una letra mayúscula al principio de cada palabra de una cadena de texto. Es muy útil cuando tenemos nombre y apellidos y la gente lo escribe con minúsculas.
• SUSTITUIR: esta fórmula Excel nos permite reemplazar uno o varios caracteres de una cadena de texto.
• TEXTO: dada una celda de Excel con un número, nos permite convertir dicho número a tipo texto con un formato de texto concreto. Ideal para usar con fechas y números decimales.
• VALOR: convierte una cadena de texto que representa un número y lo devuelve como tipo numérico.
• AHORA: devuelve la fecha y la hora del día en el que se introduce la fórmula.
• HOY: devuelve la fecha del momento en el que se refrescan las fórmulas (por ejemplo, al abrir un libro o al insertar una nueva fórmula de Excel).
• AÑO: devuelve el número del año de una fecha.
• DIA:  devuelve el día del mes de una fecha.
• MES: devuelve el número del mes de una fecha.
• DIASLAB: dadas dos fechas esta fórmula devuelve el número de días laborables que hay entre las dos. Se pueden añadir días festivos para que sea más precisa.
• FIN.MES: esta fórmula de Excel te indica el último día del mes dada una fecha y un número de meses
• HORA: devuelve el número de la hora de una celda que tenga formato de “hora”.
• MINUTO: devuelve el número del minuto de una celda que tenga formato de “hora”.
• SEGUNDO: devuelve el número del segundo de una celda con un valor tipo “hora”.
• DIASEM: devuelve el número de día de la semana según diferentes calendarios. En nuestro calendario, el número 1 sería el Lunes, el 2 el martes y así sucesivamente.
• NUM.DE.SEMANA: devuelve el número de la semana de una fecha. Es decir, para la fecha de 9 de febrero de 2016 devolvería 7 (puedes probar si no te lo crees, jejeje).
• Fórmula SI excel: esta función hace una comprobación de tipo VERDADERO/FALSO mediante una prueba lógica (por ejemplo, 5 < 10). Si el resultado de la prueba lógica es VERDADERO entonces devuelve un resultado u otra fórmula definida por el usuario, y si es FALSO devuelve otro resultado o fórmula.
• Formula Y excel: esta función permite unir dos o más pruebas lógicas. Si las pruebas lógicas tienen como resultado el valor VERDADERO entonces la función Y devolverá VERDADERO. En caso de que una sola de las pruebas lógicas resulte FALSO entonces la función devolverá FALSO.
• Fórmula O: esta función permite comprobar varias pruebas lógicas. La diferencia con la función Y es que con que una de las pruebas lógicas sea VERDADERO entonces la función entera devolverá el valor VERDADERO.
• SI.ERROR: esta función devolverá un resultado o fórmula determinada por el usuario si el valor de una celda o fórmula es un error de tipo NA() o #DIV/0 o cualquiera de los típicos errores de Excel.
• BUSCARV: buscar un valor numérico o de texto en la primera columna de una tabla y devuelve un valor de la misma fila de una columna dada.
• COINCIDIR: devuelve la posición de un valor en un rango de celdas cuando encuentra una coincidencia.
• DESREF: dada una celda que actúa como coordenada inicial y un valor de posición de una columna y de fila, la fórmula devuelve el valor de la celda indicada. De alguna manera es indicar una celda y querer obtener el valor de otra celda sabiendo a cuantas columnas y filas de distancia se encuentra.
• INDICE: dada la posición de una fila y una columna devuelve el valor de una celda dentro de un rango.
• DIRECCION: devuelve las coordenadas de una celda en formato texto dados el número de fila y columna en la que se encuentra. Es traducir las coordenadas (2, 7) a la referencia B7.
• INDIRECTO: dada una referencia de una celda tipo texto devuelve el valor de dicha celda.
• TRANSPONER: esta fórmula es de tipo matricial. Traspone una matriz.
• IMPORTARDATOSDINAMICOS: permite obtener un valor de una tabla dinámica.
• COLUMNA: permite obtener el número de una columna de una referencia.
• FILA: permite obtener el número de una fila de una referencia.
• CONTAR: devuelve el número de celdas de un rango con valores numéricos.
• CONTAR.SI: devuelve el número de celdas de un rango que cumplen una condición.
• CONTAR.SI.CONJUNTO: devuelve el número de celdas de un rango que cumplen varias condiciones dadas por el usuario.
• CONTAR: devuelve el número de celdas de un rango no vacías. Es decir, no distingue entre valores de texto y valores numéricos.